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Biz.nanoty(ビズナノティ)活用のコツ ~メンバーを招待する前に、ある程度情報を登録しておこう~

こんにちは!Biz.nanoty(ビズナノティ)のデザインを担当しているmamiです。

自社開発しましたこのBiz.nanoty(ビズナノティ)ですが、社内プロジェクトはもちろん、実際にお客様とのプロジェクトでも活用をしています。
これまでに20近くのBiz.nanoty(ビズナノティ)に参加しましたが、それらの全てが盛り上がって大成功した!というわけではありません。もちろんメンバー同士のコミュニケーションが活性化してプロジェクトもBizも大いに盛り上がった事例はたくさんありますが、中にはうまく活用できていない事例もあります・・
そこで、いざ立ち上げたBiz.nanoty(ビズナノティ)を上手に運営するコツを、私の経験談をもとにご紹介していこうかなと思っています。

では早速・・w


【メンバーを招待する前に、ある程度情報を登録しておこう】


まずは、Biz.nanoty(ビズナノティ)を立ち上げた人が『管理人』となります。
『管理人』となった人は、プロジェクトの関係者をBiz.nanoty(ビズナノティ)に招待するのですが・・・
その前に!
ちょっと考えてみましょう。
招待を受けてログインしたBiz.nanoty(ビズナノティ)の中が空っぽだったらどうでしょう?
ちょっと残念に思ったり、先行きの不安を感じさせてしまったりしませんか?

Biz.nanoty(ビズナノティ)を作ってすぐの初期の状態
コツ1_1


たぶん招待メールを受け取った人は、大きな期待を持ってログインしてくると思うのです。(私も期待しちゃいます)
なので、メンバーとなる人に招待メールを送る前に、ある程度の情報を予め登録しておくことをおススメします!
もちろん可能な範囲で大丈夫です。

例えば・・


■ 『トピック』に“運用ルール(使い方)について”を説明するトピックを投稿する

おそらく皆さん初めて使うツールだと思うので、「?」のまま手が止まってしまわないように、最初の画面(『ホーム』)で目に飛び込んでくる『トピック』に記事を投稿しておきましょう。この記事でBiz.nanoty(ビズナノティ)の使い方を簡単に説明してあげると、「?」もスッキリ解消されること間違いなしです。


■ 『トピック』のカテゴリー設定をする


プロジェクトが進む中でカテゴリーもドンドン増えていきますが、スタート時として2、3こは設定されているといいと思います。
例えば「報告」「相談」「作業依頼」「議事録」「その他」など・・・ ちょっと雰囲気出てきますよね。


■ 『カレンダー』に祝日・休日を登録する


お客様とのプロジェクトの場合は休業日が違うこともありますので、真っ先に情報共有したいことでもありますよね。会社の休業日の他にも、個人の休暇日も登録されていると便利だと思います。
まずは自社の休業日を登録しておきましょう。そうしたら『トピック』に「○○社様の休業日と皆さんの休暇日をカレンダーに登録してください」と投稿しておきます。そうすると皆さんカレンダーにドンドン登録してくれますよ。


■ 『共有フォルダ』に既存の資料をアップする

既にプロジェクトがスタートしている場合には、プロジェクトに関連するワードやエクセル・PDFなどの資料があると思いますので、メンバー全員で共有する必要な資料はアップしておくと便利です。
フォルダを作成して分類することができるので、フォルダもいくつか用意しておくといいかもしれません。
例えば「管理資料」「参考資料」「議事録」など・・・ いい感じです。
そして資料をアップしたことを『トピック』に投稿しておきましょう。

最初の画面(『ホーム』)がちょっとだけ賑やかになってきましたね!

いろいろな情報が入り始めた状態
コツ1_3



■ 『プロフィール写真』を登録する

最初の画面(『ホーム』)の一番下に参加メンバーの一覧が写真で表示されます。
この写真は『各種設定』の『プロフィール写真を変更する』から登録できます。
何も登録されていないと、下の画像の左側のようなイラストが表示されます。
やっぱり右側のように写真が入っていた方が親近感がわきますよね。
もちろん「写真を出すのは恥ずかしいっ」という方は、イラストでもイメージ写真でもOK。ここで登録された写真は『トピック』の記事やコメントの投稿者のところにも表示されます。

コツ1_2



どうですか、ほんの少しのことでこんなに「Welcome!」状態のBiz.nanoty(ビズナノティ)ができるんです!
これでメンバーを招待する準備はバッチリ、早速『招待』から招待メールを送りましょう。


次回は「メンバーを招待した後のコツ」をご紹介します、お楽しみに~



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  1. 2008/12/18(木) 20:19:36|
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